Datenschutzbestimmung für KGV. Windhügel e.V.

 

I. Einleitung und Begriffsbestimmung

1. Allgemein

Im Rahmen unserer Vereinstätigkeit verarbeitet der KGV. Windhügel e.V. personenbezogene Daten der Mitglieder im Verein u. Bezirksverband, also (auch) von Ihnen. Diese werden vom Verein u. Bezirksverband vertraulich behandelt und nach den geltenden Gesetzen – insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) – verarbeitet.

Mit unseren Datenschutzbestimmungen will der KGV. Windhügel e.V. Sie informieren, welche personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage diese verwendet und gegebenenfalls wem sie offengelegt werden. Darüber hinaus wird der KGV. Windhügel e.V. Ihnen erklären, welche Rechte Ihnen zur Wahrung und Durchsetzung Ihres Datenschutzes zustehen.

2. Begriffe

Unsere Datenschutzbestimmungen enthalten Fachbegriffe, die in der DSGVO und dem BDSG-neu stehen. Zu Ihrem besseren Verständnis will der KGV. Windhügel e.V.  diese Begriffe in einfachen Worten vorab erklären:

2.1 „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Angaben einer identifizierten Person können z.B. der Name oder die E-Mail-Adresse sein. Personenbezogen sind aber auch Daten, bei denen die Identität nicht unmittelbar ersichtlich ist, sich aber ermitteln lässt, indem man eigene oder fremde Informationen kombiniert und so erfährt, um wen es sich handelt. Eine Person wird z.B. über die Angabe ihrer Anschrift oder Bankverbindung, ihres Geburtsdatums oder Benutzernamens, ihrer IP-Adressen und/oder Standortdaten identifizierbar. Relevant sind hier alle Informationen, die in irgendeiner Weise einen Rückschluss auf eine Person zulassen.

2.2 Unter einer „Verarbeitung“ versteht Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.

 

 

 

II. Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner

3. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Verein:

KGV. Windhügel e.V.

Vertreter:         

Irene Geck

Anschrift:

Sievekingstr. 1
58099 Hagen

Telefon:

Fax:

E-Mail:

02331-64274

 

Kgv.windhuegel @t-online.de



III. Verarbeitungsrahmen

4. Verarbeitungsrahmen

Im Rahmen unserer Vereinstätigkeit verarbeitet der KGV. Windhügel e.V.  die nachfolgend unter Ziffer 5-9 im Einzelnen aufgeführten personenbezogenen Daten von Ihnen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den dort jeweils genannten Zwecken und ist durch die jeweils angegebene Rechtsgrundlage gedeckt. Diese Daten werden direkt erhoben. Eine solche Direkterhebung liegt vor, wenn die personenbezogenen Daten mit Ihrer Kenntnis und Mitwirkung durch den KGV. Windhügel e.V.  erhoben werden. Im Hinblick auf die unter Ziffer 5-9 beschriebene Verarbeitung findet eine Datenübermittlung an Drittstaaten nicht statt und ist auch nicht geplant.

 

 

5. Mitgliederverwaltung

5.1 Beschreibung der Verarbeitung: Mit dem Aufnahmeantrag in den KGV. Windhügel e.V. erheben wir personenbezogene Daten der Mitglieder (Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Wohnort, soweit bekanntgegeben Geburtsdatum, Telefon, E-Mail-Adresse, Bankverbindung (nur bei Bedarf)) zur Kommunikation zwischen Ihnen und dem KGV. Windhügel e.V., die zur Erbringung der Leistungen der Mitgliedschaft in unserem Verein verwendet werden.

5.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Erbringung und Verwaltung der Mitgliedschaft im Verein.

5.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder -anbahnung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO) sowie gemäß Satzung des Vereins

Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie kein Mitglied im KGV. Windhügel e.V. werden oder sein.

5.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum oben genannten Zweck lediglich vereinsintern verarbeitet.

5.5 Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden für den in Ziffer 5.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft vom Verein verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

 

6 Einzelpachtvertrag

6.1. Beschreibung der Verarbeitung: Wenn sie als Vereinsmitglied einen Pachtvertrag

über eine Kleinartenparzelle abschließen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen (Name, Vorname, Postleitzahl, Wohnort, Straße, Hausnummer, Wohnort, Geburtsdatum, Geburtsort, Bankverbindung).

 

6.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Abschluss des Pachtvertrages und zur Erbringung und Abwicklung der vertraglich geschuldeten Leistungen.

 

6.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragsabschluss und –Erfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie keinen Pachtvertrag mit uns abschließen und wir die vertraglichen Leistungen nicht erbringen.

 

6.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum o. g. Zweck lediglich vereinsintern verarbeitet.

 

6.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 6.2 genannten Zweck für die Dauer des Pachtvertrages von uns verarbeitet. Nach Beendigung des Pachtvertrages werden Ihre personenbezogenen Daten durch uns unverzüglich gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

 

7. Seminarwesen

7.1 Beschreibung der Verarbeitung: Zu der Mitgliedschaft im Verein gehört gemäß §3 Abs. 1 c der Vereinssatzung die Möglichkeit der Teilnahme an Seminaren des Landesverbandes. Mit der Anmeldung zu einem Seminar des Landesverbandes erheben wir personenbezogene Daten der Teilnehmer (Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Wohnort, soweit bekannt gegeben Geburtsdatum, Telefon, E-Mail-Adresse, zur Kommunikation zwischen Ihnen und dem Landesverband, die wir zur Erbringung der Leistung „Seminarwesen“ verwenden.

7.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Organisation, Durchführung und Verwaltung von Seminaren im Landesverband.

 

7.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder –Anbahnung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten kann eine Teilnahme an den Seminaren nicht erfolgen.

 

7.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum o. g. Zweck vereinsintern verarbeitet sowie an den Bezirks-/Stadtverband, Landesverband und an das Land NRW weitergeleitet.

 

7.5 Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden für den in Ziffer 7.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft, Tod oder Austritt aus dem Verein werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein/Verband nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

 

8. Bezug der Zeitschrift "Gartenfreund"

8.1 Beschreibung der Verarbeitung: Zu Ihrer Mitgliedschaft gehört gem. § 3 Abs. 1 d der Vereinssatzung der Bezug der Verbandszeitschrift "Gartenfreund" des Landesverbandes Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V. Wir werden Ihren Namen und Ihre Anschrift daher zur Abwicklung des postalischen Versands dieser Zeitschrift an den Verlag W. Wächter übermitteln.

 

8.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Übermittlung Ihrer Daten an den Verlag W. Wächter zum Versand der Verbandszeitschrift "Gartenfreund".

 

8.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Teils der mit der Mitgliedschaft im Kgv. verbundenen Leistungen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO).

 

8.4 Empfänger: Verlag W. Wächter, Elsasser Str. 41, 28211 Bremen

 

8.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 8.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Nach Beendigung ihrer Mitgliedschaft im Kgv. werden Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht.

 

9. Gruppenrahmenvertrag mit dem Kleingartenversicherungsdienst (KVD)

9.1 Beschreibung der Verarbeitung: Zu Ihrer Mitgliedschaft in unserem Verein gehört gem. § 3 Abs. 1 c der Vereinssatzung auch die Möglichkeit, dass Sie den bestehenden Gruppenrahmenverträgen mit dem Kleingartenversicherungsdienst (KVD) beitreten.

Sobald ein Pachtvertrag über eine Kleingartenparzelle zustande kommt und ein Beitritt zum Gruppenrahmenvertrag des KVD gewünscht oder verpflichtend ist, wird der Verein deshalb die gewünschte Versicherungshöhe, Ihren Namen und Ihre Anschrift an den Landesverband Westfalen und Lippe der Kleingärtner e. V. und dieser wiederum an den KVD übermitteln, damit Sie in bestehende Gruppenversicherungen aufgenommen werden können.

9.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Übermittlung Ihrer Daten über den Landesverband an den KVD zur Einbeziehung in die Gruppenversicherungsverträge.

9.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Teils der mit der Mitgliedschaft im Verein verbundenen (freiwilligen) Leistungen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO).

9.4 Empfänger: KVD Kleingartenversicherungsdienst GmbH, Kaiser-Wilhelm-Ring 12, 50672 Köln, Telefon (02 21) 91 38 12 – 0, Telefax (02 21) 91 38 12 – 13, über den Landesverband.

9.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 9.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft im Verein verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

 

IV. Ihre Rechte

10. Betroffenenrechte

Im Hinblick auf die oben beschriebene Datenverarbeitung durch unseren Verein stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:

10.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir - Sie betreffende personenbezogene Daten - verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

10.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung - Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten - und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

10.3 Löschung (Art. 17 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass - Sie betreffende personenbezogene Daten - unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn Ihre Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

10.4 Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO). Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, wird die Datenverarbeitung für die Dauer eingeschränkt, die uns die Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Daten ermöglicht.

10.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Sie haben das Recht, unter den in Art. 20 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen, die Herausgabe der - Sie betreffenden Daten - in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.

10.6 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Sie haben das Recht, bei einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt seiner Geltendmachung. Er wirkt für die Zukunft. Die Verarbeitung wird durch den Widerruf der Einwilligung also nicht rückwirkend rechtswidrig.

10.7 Beschwerde (Art. 77 DSGVO). Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der - Sie betreffenden personenbezogenen Daten - gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Nordrhein-Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

10.8 Verbot automatisierter Entscheidungen/ Profiling (Art. 22 DSGVO). Entscheidungen, die für Sie rechtliche Folgen nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich eines Profiling – gestützt werden. Wir teilen Ihnen mit, dass im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling eingesetzt wird.

 

 

 

10.9 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (zur Wahrung überwiegender berechtigten Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, unter den in Art. 21 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen dagegen Widerspruch einzulegen. Dies gilt jedoch nur, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wir müssen die Verarbeitung ebenfalls nicht einstellen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. In jedem Fall – auch unabhängig von einer besonderen Situation – haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung einzulegen.

Stand: Juni 2018

Anmerkung:

Bei Hinweisen auf die Vereinssatzung nehmen wir ausschließlich Bezug auf die für uns gültige grüne Satzung.

 

Iserlohn im Juni 2018

Irene Geck

Vorsitzende